書類の収納どうしよう？仕分け方と収納方法のコツ
役所関係の書類や、子供の学校関係の書類……デジタル化が進んだ現在でも、紙の書類はまだまだ無くなりません。いつの間にか置いた場所を忘れたり、たまったりして困ることも。そこで、この記事では書類の仕分け方と収納方法のコツについてご提案します。
書類の悩みを解決するルール
書類についての悩みは、ルールを決めることで解決します。また、家族間で話し合いルールを共有しておきましょう。
決まった場所に収納する
書類をどこに置いたか分からなくなるのは、収納場所が決まっていない場合があります。とりあえずと置いた場所がリビングだったり書斎だったり、そのときによってバラバラでは書類を無くしかねません。書類の種類によって収納場所を決めて、速やかにしまうようにしましょう。
一時置き場にしまいすぐに仕分ける
書類がいつの間にかたまってしまうのは、必要な書類とそうではない書類を一緒にしてしまって仕分けが困難になっている場合です。とはいえ、忙しくてすぐに書類を決まった場所にしまえない場合もあるでしょう。
そこで一時置き場を設け、定期的に仕分ける習慣をつけましょう。他の家族がしまう場所が分からない書類があるとき、一時置き場に置いてもらえば失くさずにすみます。
まずは書類を仕分けよう
書類を収納する前に、書類を一ヶ所に集めて仕分けましょう。ここでは、一般家庭での書類の仕分け方法について説明します。
長期保存が必要な書類
長期保存の必要な書類は契約書、証書関連の書類です。不動産売買の契約書や家賃の契約書、年金手帳やマイナンバーカードなど再発行に手間がかかるものは、一ヶ所にまとめて収納しておきましょう。無くす心配が無くなり、必要なときにすぐに取り出せます。
期間限定で必要な書類
家電の保証書や、行事関連の書類は、その期間まで必要な書類です。保証書は保証期間が終わりしだい、行事関連の書類はその行事の日程が過ぎたら処分しましょう。
短期間で処分する書類
レシートやダイレクトメールなどは、ついついためてしまいがちですが、確認したらすぐに処分するようにしましょう。レシートは、支払い方法にキャッシュレス決済を選択している場合、履歴がインターネット上やアプリ内で確認できるので、レシートを受け取らないのも一つの手です。
インターネットで取り寄せられる書類
家電の説明書は、メーカーのホームページにアクセスするとPDFでダウンロードできるので、頻繁に確認する機会がなければ処分してもいいでしょう。近年ではインターネットや携帯電話の契約書などペーパーレス化が進んでおり、紙と電子契約書どちらかを選べます。
契約内容はインターネット上で確認でき、契約書控えをダウンロードできるようになっています。必要に応じて電子契約書の導入を検討してみてください。
書類の収納方法
書類の種類や、必要な期間によって収納方法も変わってきます。ご家庭のライフスタイルに合った収納方法を選んでください。
ファイル
長・中期間保管が必要書類な書類は、クリアファイルなどにファイリングするのがおすすめです。契約書や公共料金の領収書など種類別に分ける方法、保険証券が複数ある場合は家族別に分ける方法など、家族にとって分かりやすいファイリングをしてください。ファイルは年1回など決まった時期に確認して、処分する書類を仕分けましょう。
チェスト
量が少なく、保存期間が短いものはチェストにそのまま入れてもいいでしょう。引き出しの深さや大きさがあまりないものの方が、書類をためずにすみます。このとき、期間別にラベリングしておくと処分がしやすいです。
トレー
ダイレクトメールや学校の書類など、一時置き場としてトレーを設けるのもおすすめです。お子さんや片付けの苦手な家族が持ってきた書類をトレーに提出してもらい、書類整理が得意な家族が仕分けてもらうようにしましょう。
ウォールポケット
ウォールポケットは、書類の一時置き場として向いています。目に付きやすく、あまり量をしまえないので書類を強制的に片付けらるからです。リビングに設置すると、家族で共有しやすい収納方法になります。
スマートフォン
スマートフォンで写真を撮り、ノートアプリに保存するのも一つの手です。カメラ撮影するとPDF化するアプリもあるので、使いやすいものを選んでください。紙の書類は処分するけど、後日確認したい書類がある場合にもおすすめです。
まとめ
もらった書類はそのままにせず、仕分けのルールを作って、すぐにしまうのが散らからないコツです。書類の収納上手になって、スッキリとしたお部屋を目指しましょう。
おすすめの商品
書類の収納に役立つアイテムを5つセレクトしました。ご家庭に合った収納方法とアイテム選びの参考にしてください。
※現在ご購入いただけるカラーやサイズは、商品ページにてご確認ください。
書類や文具の整頓にピッタリ フレンチサイドチェスト ホワイト 6段
書類やファイルを、文具類をひとまとめにして、すぐ取り出したいなら、こちらのチェストがおすすめです。深さの違う3種類の引き出しが6つ付いているので、ファイリングした書類を用途別に分けてみても◎。引き出しは幅23cm・奥行き32cｍとA4サイズがすっぽりと入り、浅型は一時保存の書類、深型は長期保存の書類など、アイデアしだいで使い分けできます。アンティーク加工を施した天板にコロンとしたフォルムがかわいい取っ手のシャビーホワイトのチェスト。おしゃれな存在は、リビングや寝室をおしゃれに彩りながら、ワークスペースの頼もしい味方。そんな存在になってくれるでしょう。
どこにでも簡単につけられる 突っ張りウォールラック (ブラウン/ブラック)
お部屋にウォールポケットがあったら便利だろうけど、壁には穴を開けたくない、そんな悩みを解決するアイテムはこちらです。伸縮パイプが天井につっぱり、簡単に設置できます。自由に動かせる7つのフックと2枚の棚板を利用して、壁面収納が叶います。つっぱり棒のおかげで自立するので、仕切りが欲しかった場所にパーテーションとして設置するのもおすすめです。つっぱり式パーテーションで、壁面収納という選択肢を増やしましょう。
自分好みに組み合わせ可能 ツートーンシリーズ キャビネット
全面扉のキャビネットは、書類やファイルを隠して収納したい方にぴったりです。ライトブラウンの扉の中に、一つだけダークブラウンの扉があるツートンカラー使いが、おしゃれでレトロな雰囲気をお部屋に与えます。可動板が付いているので、しまいたい書類の高さにあわせられるのが、デットスペースを生まない嬉しいポイントです。同シリーズには、チェストタイプやオープンスペースタイプがあるので、お部屋に統一感を持たせたい方は、そちらの収納家具もチェックしてみてください。
組み立て時に工具不要でカンタン！ 組立簡単ボックス３段 ミディアムブラウン
カラーボックスは、使い勝手のよいシンプルなデザインが魅力ですよね。こちらのカラーボックスは縦置き、横置きとどちらにも対応できます。シックなミディアムブラウンは、様々なお部屋になじむ落ち着きのあるカラーです。工具不要で、お家に届いたら簡単に組み立てられます。カラーボックスは手の届きやすい値段が魅力。用途に合わせて複数使いしやすいアイテムです。
1つの鍵でオートロックができ、キャスターで移動がとても楽 インキャビネット
大事な書類には鍵をかけて保管したい、そんなご家庭には鍵付きのインキャビネットをおすすめしています。オートロック機能が付いており、一ヶ所の施錠で3段同時に閉められるので、鍵の閉め忘れを防ぎます。机の中に入れて収納ワゴン、机の隣に並べてサイドワゴンと、使いやすいサイズ感がポイントです。上の段にはペントレーが付いており、よく使う文房具の定位置としてお使いください。一番下の段はA4ファイルが収まる引き出しで、自由に仕切り板を動かせます。小回りの利くキャスター付きで、使い勝手の良いキャビネットです。
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